İnsan Kaynakları uygulaması mı, ERP mi? Hangisi daha avantajlı?

Son on senede insan kaynakları yönetimi konusunda ortaya çıkan dijital çözümler sayesinde, artık İK departmanları, çalışanları, iş durumlarını ve çalışanların ihtiyaçlarını kolayca takip edebiliyor.

Eskiden çizelgeler üzerinden takip edilmeye çalışılan süreçler, bugün bütünleşik İK yazılımları tarafından oldukça kolay bir şekilde yönetilebiliyor. Hatta İK alanındaki yazılımlar öyle bir noktaya geldi ki, İK departmanlarının minimum işgücü ve zaman kaybı ile tüm süreci sadece yazılım üzerinden kolayca yönetilebilmesi artık mümkün. İnsan kaynaklarına odaklanan sistemler öncesinde en çok tercih edilen ERP (Kurumsal kaynak planlama) programları, yerlerini İK yönetim uygulamalarına bırakıyor. Bu yazıda, ERP sistemleri ile insan kaynakları uygulamalarının arasındaki farkları İK alanında uzman bir göz ile inceleyeceğiz.

ERP yazılımları ile insan kaynakları yönetimi

ERP nedir?

Türkçe karşılığı Kurumsal Kaynak Planlaması olan ERP(Enterprise Resource Planning), bir işletme içerisindeki çalışan, envanter, maliyet, bazen de satış süreçlerinin bütünleşik bir şekilde yönetimini içerir. ERP yazılımları da bu süreçleri yönetebilecek bir platform sunar. 

Özellikle B2B çalışan şirketlerin pek çok alanda yardımına koşan ERP yazılımları, üretim, envanter, satış, finansman, müşteri ilişkileri ve çalışan takibi gibi pek çok alanda kolaylık sağlayabilir.

İnsan kaynakları alanında da takip ve yönetim imkanı sunan ERP yazılımları, çalışan yönetimi konusunda belli alanlarda etkili olsa da, çok kanallı bir çözüm olması sebebiyle İK alanında asıl odaklanılması gereken konularda yetersiz kalabiliyor. 

Çalışanlar hakkında temel bilgiler, maaş takibi ve vardiya yönetimi süreçlerini kolaylaştıran ERP yazılımları, bahsettiğimiz bu alanlarda en temel şekilde yönetim yapabilmeyi vadediyor. Ancak gerçek bir İK yönetimi süreci içerisinde olan vardiya yönetimi, performans değerlendirme, bordro yönetimi, izin yönetimi gibi personel hakkında derinlemesine bilgi akışı ve kapsamlı otomasyon için tercih edilmesi gereken çözümleri İK’ya özel üretilen İnsan kaynakları uygulamaları sunuyor.

ERP yazılımları ve İK yazılımları karşılaştırması

İnsan kaynakları uygulaması neden daha avantajlı?

ERP yazılımları her ne kadar İK uygulamalarının sunduğu özelliklerin belli bir bölümünü karşılıyor gibi görünseler de, bütünleşik bir İnsan kaynakları süreç yönetimi sağlamak için tasarlanmış yazılımlar değillerdir. Bunun yanı sıra, ERP yazılımları ve İK uygulamalarının kullanım maliyetlerini karşılaştırdığımızda arada bir uçurum görebiliyoruz. 

Yüksek lisans ücretleri ve sunucu maliyetleri göz önüne alındığında, İnsan kaynakları süreçlerini yönetmek için ERP yazılımlarına başvurmak pek bütçe dostu bir hareket gibi görünmüyor. Üstelik piyasadaki pek çok ERP yazılımı sunan firmanın herhangi bir sorunla karşılaşıldığında destek konusunda da ekstra ücretlendirme yapması, bu taraftaki bir başka can sıkıcı durum. 

İşte İnsan Kaynakları yazılımlarının İK alanında ERP’ye göre daha avantajlı olduğu durumlar:

Personel yönetimi

İnsan kaynakları yazılımları, ERP yazılımlarına kıyasla personel hakkında daha ayrıntılı bir bilgiye erişebilmenizi sağlar. Tüm çalışanlar hakkında geniş bir bilgi havuzu oluşturabileceğiniz İK yazılımları sayesinde, ihtiyacınız olan tüm bilgilere her an ulaşabilirsiniz. 

Performans değerlendirme

ERP sistemleri, genel olarak görev/hedef odaklı, basit performans değerlendirmeleri yapabileceğiniz verileri toplarken, nitelikli bir performans değerlendirme için ihtiyacınız olan değişkenleri genel olarak sunmazlar. İK yazılımlarında ise, tüm çalışanlarınız arasında, ast/üst ya da denk ilişkilerini gözeterek 360 derecelik bütünleşik bir performans ve yetkinlik değerlendirmesi yapabilirsiniz. 

Vardiya planlama 

Vardiya sistemiyle çalışan işyerleri bugüne kadar en ideal sistemi oturtabilmek için pek çok yol denedilerse de, büyük ihtimalle bu yöntemlerin çoğunda vardiyalar yöneticilerin tek taraflı kararlarıyla oluşturuluyordu. ERP sistemlerinde de aynı durumu gözlemliyoruz, ancak günümüz iş hayatının en çok kullanılan terimlerinden olan “demokratik çalışma düzeni”, daha fazlasını yapmayı gerektiriyor. Pek çok İK yazılımından bir adım ileri giderek, Kolay İK’da vardiya planlama sorununu en katılımcı şekilde çözmek için, tüm çalışanların kendi müsaitlik takvimlerini oluşturmalarına ve bu takvimler gözetilerek tek tuşla, otomatik bir şekilde, en optimal vardiya planlamasına imkan sağlıyoruz. Bu sayede tüm süreç kimsenin zamanından çalmayacak şekilde kolayca tamamlanabiliyor.

Harcama, prim ve avans takibi

Tüm yönetici ve çalışanların ortak kullandığı İK yönetim araçları, herkesin kendi kullanıcı hesabına güncelleme yapabilmesi sayesinde, tüm çalışanların harcamalarını, prim ve avanslarını, tek bir ekran üzerinden güncel olarak takip edilebilmesini sağlar. ERP yazılımlarında ise bu kadar ayrıntılı bir veriye ulaşmak çoğunlukla mümkün değildir.

İzin ve mesai yönetimi

Çok kullanıcılı sistemlerin bir diğer avantajı ise izin ve mesai yönetiminin kolayca yapılabilmesidir. Tüm çalışanlar, kendi hesapları üzerinden izin talep edebilir, fazla mesailerini cep telefonundan dahi sisteme kolayca girebilirler. Böylece şirket içi iletişim hiç aksamaz ve tüm hakedişlerin takibi eksiksiz bir şekilde yapılabilir.

Hızlı personel eğitimleri

İK uygulamalarının ERP sistemlerine göre bir diğer avantajı, her çalışan için takvim üzerinde eğitimler oluşturabilme ve bu eğitimlerde kullanılacak materyalleri ve eğitim sırasında çıkan notları panel üzerinde saklayabilmeleridir. Bu sayede eğitim süreçlerini daha hızlı ve nitelikli yönetebilir, sonradan çıkacak sorunları dokümantasyon ile ortadan tamamen kaldırabilirsiniz.

Tüm İK sürecinizi Kolay İK ile otomatikleştirin!

İK alanında uzman bir ekip tarafından geliştirilen Kolay İK, her ölçekte işletmenin İnsan kaynakları ile alakalı tüm süreçlerini kolaylaştırmak için tasarlandı. ERP yazılımlarının aksine tamamen İK odaklı çözümler sunan Kolay İK, bulut tabanlı bir çalışma prensibine sahip olduğu için, bu yazıda bahsettiğimiz tüm özelliklere ve daha fazlasına tek bir cihaza bağlı kalmadan, tüm cihazlarınızdan erişebilmenizi sağlar; üstelik ERP yazılımlarına kıyasla çok daha düşük bir ücret ve ücretsiz destek hizmeti ile! 

Yalnızca İK ekiplerinin değil, tüm çalışanların İK süreçlerine otomatik olarak dahil olan Kolay İK’nın bütünleşik İK çözümlerini ücretsiz olarak hemen denemeye başlayabilir, yarattığı farkı kendiniz görebilirsiniz. Ücretsiz denemek için tıklayın.